8 toptips voor de brief van de ceremoniemeester

De vraag der vragen aan alle gasten: ben je erbij of niet? Een behoorlijk belangrijk onderdeel van de brief, dus open daar vooral mee. Wie nu al weet dat hij niet zal komen, leest namelijk niet per se door tot het einde. Als pas op die plek staat dat je dat even moet laten weten, mis je misschien afzeggingen en die zijn toch belangrijk. Voor jou, voor de feestlocatie en last but not least: voor het bruidspaar!

Vermeld duidelijk in de brief waar de gasten moeten zijn en hoe ze daar komen. Het leest het prettigst is het als je de informatie puntsgewijs opneemt. Je schrijft dus niet:

We beginnen de dag op het stadhuis is Arnhem, dat je vindt op de Koningsstraat 38. Het avondfeest vieren we aan de Tellegenlaan 3 in Arnhem, waar Stadsvilla Sonsbeek is gehuisvest.

Maar…

Een paar belangrijke adressen voor deze dag:

• Huwelijksvoltrekking: Stadhuis, Koningsstraat 38, Arnhem 
• Avondfeest: Stadsvilla Sonsbeek, Tellegenlaan 3, Arnhem

Schrijf er altijd bij hoe het zit met parkeren. Soms kun je volstaan met ‘voldoende parkeergelegenheid aanwezig’. Het kan echter voorkomen dat je wat uitgebreider moet zijn door bijvoorbeeld een naam van een garage te benoemen, of een stukje route te beschrijven dat met alleen Google Maps niet zo lekker uit de verf komt. Ga voor zekerheid en kijk zelf even hoe de situatie is, dan weet je zeker dat je aanwijzingen kloppen.

Vergeet ook niet te vermelden hoe je met het openbaar vervoer op de locaties komt, door het dichtstbijzijnde treinstation of de handigste halte te vernoemen.

Inventariseer welke overnachtingsmogelijkheden er in de buurt zijn en wie daarvan gebruik zou willen maken. Als je hier op tijd mee begint en garandeert dat je een x-aantal kamers af kunt nemen, kun je er wellicht een mooie korting uitslepen bij de manager. 

Mochten de gasten verspreid zitten over meerdere accommodaties, dan is het misschien leuk om met de manager van het grootste hotel af te spreken dat alle gasten in dat hotel ontbijten. Dan ziet iedereen elkaar ‘s morgens weer en kan de avond nog eens even goed doorgenomen worden.

Vraag in je brief of er gasten zijn die een dieet volgen, of die vegetarisch of veganistisch eten. Vermeld er ook bij wanneer je dit uiterlijk wilt weten. Check hiervoor bij degene die het diner verzorgt wanneer die dat moet horen. Stel de deadline voor de gasten twee weken eerder, dan kun je bij twijfel nog een rondje nabellen of -mailen. Zo weet je zeker dat je alle informatie op tijd compleet hebt en dat je iedereen een lekkere, passende maaltijd kunt garanderen.

Tsja, dit is nogal eens een heikel puntje… Soms staan de bruiloftsgasten te popelen om eens lekker allerlei gebbetjes en onuitgesproken wrevel aan te halen in een speech of sketch. Ze hebben er al die jaren op gewacht! Vindt ‘jouw’ bruidspaar dat geen probleem? Helemaal prima. Vermeld dan in je brief wanneer je uiterlijk wil weten

• wie welk stukje doet,
• hoe lang het stukje ongeveer duurt,
• of er nog apparatuur van de zaal of de DJ bij nodig is.

Heeft het koppel echter aangegeven daar geen prijs op te stellen? Benoem dat dan heel duidelijk in de brief. Zo kan er geen twijfel over bestaan of daar wel of geen ruimte voor is op het feest. Teleurgestelde feestgangers zullen die mededeling beter begrijpen als je er een reden bij meldt, bijvoorbeeld:

Loes en Kim willen deze avond vooral ontzettend dansen met jou en alle andere gasten, zonder onderbrekingen.

Als ‘jouw’ bruidspaar een dresscode heeft bedacht, dan hechten ze er blijkbaar waarde aan dat alle gasten in stijl op het feest verschijnen. De gasten op hun beurt, voelen zich meer op hun gemak als ze iets aan hebben waarmee ze op en top feestelijk zijn én passend in het decor. Niet vergeten dus! 

Er bestaat overigens een heel aantal veelgebruikte bruilofts-dresscodes. Daarover meer in een ander blog!

Overleg met je bruidspaar wat zij graag willen qua cadeautjes. Sommige stellen willen daar wat controle over hebben, bijvoorbeeld omdat ze sparen voor een grote uitgave zoals een mooie reis. Zij ontvangen graag een envelopje met geld. Andere paren laten het liever op zijn beloop. Of ze wíllen wel geld, maar voelen er niets voor om daar direct om te vragen. Dan komt jouw brief weer mooi van pas: als de ceremoniemeester het vraagt is het toch iets minder direct dan wanneer het bruidspaar het zelf op hun kaart zet.

Een andere optie is om uit te vissen waar het stel voor spaart. Dan kun je in je brief melden dat alle gasten kunnen meebetalen aan een gezamenlijk cadeau. Stel je de verrassing eens voor als de tortelduifjes op hun dag precies dát cadeau krijgen van al hun lieve vrienden en familie…!

Wat natuurlijk zeker niet mag ontbreken, zijn jouw (of jullie) eigen gegevens. Sluit de brief af met de manieren waarop je te bereiken bent voor de gasten. Overweeg om een apart e-mailadres aan te maken, dan houd je de bruiloftsberichten lekker gescheiden van je andere mail. En een laatste tip: verwijs bij punt 1 (de rsvp) alvast naar jouw gegevens onderaan de brief, dat scheelt zoeken.

Shout out naar alle ceremoniemeesters! Ja toch? Want dankzij jullie, lieve schatten, kunnen bruidsparen genieten van hun welverdiende, zorgeloze dag! (O, en vergeet niet om de dag na het huwelijk een benen-omhoog-dagje voor jezelf in te plannen... ;) )